2.2前期工作

    2.2.1 組建項目小組

    一般來講，要成立三個項目小組：項目領導小組、項目核心小組和項目職能小組。建議按表1組成項目領導小組。

    表1. 領導小組組成

    為了保證項目的順利進行，項目領導小組應至少每兩周舉行一次例會，領導小組應重視人的協調工作，充分認識流程優化與信息化建設的必要性與緊要性，持續關注項目的投入與效益。項目領導小組組長還要經常關心、參與和指導項目工作，及時處理各種問題。

    建議按表2組成項目核心小組。

    表2. 項目核心小組組成

    項目核心小組的主要工作有：

    制定項目計劃，保證計劃的實現；

    指導、組織和推動各職能組的工作；

    組織和開展調查分析工作，對流程優化的問題提出解決方案和建議；

    組織和開展企業各級人員的管理培訓、技術培訓，擔負起教員的工作；

    負責數據準備，保證錄入數據的準確、及時和完整；

    主持制定新的工作準則與工作規程；

    提交各階段的工作成果報告，向領導小組負責并匯報工作。

    項目核心小組的例會制度為：至少每周一次例會；為了保證項目實施，項目核心小組組長與成員原有的工作必須事前有所安排，保證有足夠的時間與精力投入到項目中。

    建議項目職能小組按表3組成。

    表3. 項目職能小組組成

    業務部門職能組的主要工作有：

    在部門主管領導下，研究本部門流程優化與重組的方法和步驟。

    明確本部門業務對軟件功能與性能的需求，提出本部門與其他部門相關聯業務對軟件的需求；

    掌握與本部門業務有關的軟件功能，準備并錄入數據；

    培訓本部門的相關人員；

    參加制定工作準則與工作規程；

    做好系統切換，運行新系統。

    管理咨詢職能組的主要工作有：

    主持項目的管理與技術應用培訓工作；

    負責流程調查分析與優化重組工作；

    負責信息系統的分步實施工作；

    負責完成管理流程和信息系統規范化工作；

    對業務部門職能組與企業IT部門職能組工作的協調給出咨詢意見；

    企業IT部門職能組的主要工作有：

    配合流程調查分析、優化重組、信息系統分步實施的工作；

    逐漸熟悉新的系統，為將來的輔助維護工作做準備。

    項目職能組的例會制度為：各職能組應隨時研究工作，對項目核心小組負責并匯報工作。

        2.2.2  對項目領導小組和項目核心小組的培訓

    在本項目進行過程中，需要進行貫徹始終的培訓。我們高度重視培訓的重要性，強調項目的實施不僅僅帶來管理制度的更新和信息系統的運行，更重要的是帶來與企業實際相結合的企業文化、心智模式和行為模式的變化。這樣，項目的實施所帶來的新思維會融入企業的血液中。

    本部分培訓的目的是讓這兩個小組的成員形成共識，認識到管理改造項目是與高層領導的支持分不開的。此外，這個培訓還有另外一個目的，那就是讓包括中層領導在內的企業領導對管理的改進和企業信息化有一個正確的預期。

    本部分的培訓內容包括項目管理的培訓、實施方法的培訓和未來的管理信息系統的基本功能的培訓。對企業來說，管理咨詢和企業信息化是一個大型項目，成功的實施離不開成功的項目管理，所以項目小組成員應了解項目管理的一般概念和方法。

    上面所講的培訓是一個極其重要而又被企業經常忽視的一個階段。實際上，這個有人稱為“洗腦”的階段對于保證項目的順利完成和項目的效果是很重要的。

2.3 業務流程調查和業務流程重組

        2.3.1 業務流程描述

    對營銷公司現有流程的識別是業務流程重組的基礎，流程識別包括對現有流程的描述、流程重要性排序及核心流程的確定、現有崗位的界定與崗位職責的描述、流程現存問題等等。

    我們項目組將提供營銷公司項目工作組有關流程描述與識別方法、技術和工具方面的培訓，以便共同開展工作。

    流程識別需要區分公司的戰略流程、經營流程和保障流程。

        2.3.2 業務流程優化設計

    本階段的關鍵是全面理順營銷公司所有流程，并重新設計關鍵流程。在實施ERP系統的過程中確定和完善人機合一的業務流程。

    對于關鍵流程，要弄清流程的主要問題是什么（問題出在流程內部還是流程之間關系上？管理流程與經營流程是否協調一致?）。

    重新設計常用的一些策略包括縱向壓縮、橫向集成、單點接觸顧客、過程多樣化、減少控制環節、并行工程、減少控制環節等。

    非常重要的一點，流程的設計中，要考慮到IT技術的應用，重點是結合要上的ERP系統。一個好的ERP軟件好比一輛豪華跑車，在一條彎彎曲曲的牛路上即使是一流的賽車手也無法開快，在筆直的鐵軌上定然磕磕碰碰。業務流程重組的一部分目的也就是為將來的ERP系統修建一條適合的直達快車道。設計的最后，要結合ERP系統具體功能和其內在流程，實現人機合一。

    我們項目組將提供營銷公司項目工作組有關流考慮程分析和優化設計方法、技術等方面的培訓，以便共同開展工作，同時實現知識轉移。

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