業務現狀及需求

目前X公司所有的憑證均為以分錄的形式逐筆手工錄入，這種方式是一種模擬手工的記帳方式，使用這種方式對記帳人員的財務水平要求較高，而且不能對原始單據進行詳細規范的記錄，所記錄的信息可以說只是對原始單據的一個索引，憑證與原始單據的聯系不能明確反映；當前X公司財務部使用的用友系統對重復性的憑證和規律性較強的分攤等憑證不能自動處理，增加了手工勞動的工作量。（對重復憑證和分攤憑證重點了解一下）

解決方案

本項事務財務總流程中的將其他會計事務制單、復核并輸入到系統節點處理，由總帳會計負責。

根據會計業務的需要，Oracle ERP總帳系統支持多種會計憑證的錄入：可以創建成批分攤憑證、周期性重復憑證、反沖憑證、手工的會計憑證、從Oracle的應收、應付、資產、采購、銷售等子系統中引入的會計憑證。

將來憑證錄入方式可分如下幾類：

引入憑證：由于Oracle ERP管理信息系統是一個大型的集成系統，大量業務的原始憑證都通過相關業務子模塊錄入、維護及相關處理，然后將其帳務信息以憑證的方式傳遞至總帳，在總帳中完成帳務核算。引入憑證的來源有：應收款、應付款、資產、庫存、制造等。

手工憑證：直接在總帳中錄入的憑證是與其他模塊無直接銜接關系、屬于客戶未購買的模塊事務或客戶希望在總帳中處理的會計業務。

周期性重復性憑證：重復憑證基本上包括三種類型：即固定數據、 固定格式（每月只需錄入數據）和固定公式的。屬于這種類型憑證的業務往往有待攤費用的分攤、預提費用的計提、工資、福利費計提、計提各種稅費。對這類憑證，在定義好重復憑證的模板后，系統即可在需要的時候運行生成。

成批分攤性憑證：可根據已定義的分攤規則，按其分攤規則進行分攤的記帳憑證。如：將期間費用分配到相關部門。

反沖憑證：對錯誤分錄進行反沖的憑證，系統提供了可以任意選擇的借貸方向相反和改變符號(負數金額表示，紅字)兩種方法。

業務現狀

目前X公司的財務主要使用用友財務軟件系統，對于憑證只有月底一次過帳，只是由財務人員對已審核過的會計憑證進行輸入動作。對憑證的調整，在未登帳前，可通過復核對原憑證進行修改，對登帳后且已關帳的調整，只能通過手工編制的憑證來調整。

當前X公司也設立了審核崗位對未過帳的憑證進行逐筆審批。

解決方案

本項事務由財務總流程中的過帳節點處理，由總帳會計負責。

Oracle對于憑證的管理具有一定的跟蹤性，通過對財務人員職責的設置，能夠了解到對于一張憑證從制作錄入到調整過帳的人員及時間的記錄，從而保留了對憑證從制作到過帳的整體流程。

對于憑證的審核，由于大量的業務憑證是由子系統進行維護的，在子系統進入Oracle總帳之前已在子系統中對于自動憑證規則進行了設置，對于憑證的正確性審核，是從以下幾個方面進行的：

（1）對于子系統自動會計規則的審核，這一步是在系統設置之初已經完成。（在實施的時候要完成這項工作）

（2）對于業務子系統數據的審核，在憑證引入至總分類帳以前在子系統已經完成，所以在總分類帳中將不對這些憑證進行審批。

（3）對于帳務平衡性的審核，一旦發現帳務不平衡，則不允許登帳業務進行。

因此，系統從以上三個方面細化了對于憑證審核的工作，但不只是在憑證層次上對憑證進行審核。

對于總帳中手工輸入的憑證，可以通過定義審批流程或審批層次的方式完成手工輸入憑證的審核的工作。審批層次如下：

對于憑證的調整，由于其調整時間的不同，Oracle建立了不同的工作方法：

（1）憑證未過帳前：未過帳以前，Oracle允許對憑證進行修改和調整。

（2）憑證已過帳后：將原有錯誤的憑證進行自動紅沖處理，產生相應的紅沖憑證（沖銷的方法有切換借貸項和改變符號兩種，可以任選）。再根據正確的會計業務重新編制記帳憑證。

5、在使用Oracle Document Sequence的前提下，無論是未過帳或已過帳的憑證，系統都不允許對憑證進行刪除動作，從而避免憑證編號的跳號問題。

6、對于憑證的過帳，Oracle總帳是按憑證批進行過帳的。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文