筆者負責ERP產品設計時間不久，就接到一個重大任務，上司要求我完成進貨驗收單處理的設計工作。筆者結合自己以前的工作經驗，還去一家企業實際考察后，結合ERP產品的原先功能，做出了以下的設計思路。

　　一、 進貨驗收單審核時檢查。

　　在進貨驗收單審核之前，系統必須對相關的內容進行檢查，以提高進貨驗收單數據的準確性。

　　檢查一：驗收數量加上驗退數量是否等于進貨數量。一般情況下，在沒有不良品的情況下，進貨數量就等于驗收數量。但是，在有不良品時，進貨數量等于驗收數量加上驗退數量。這個驗退數量會在進貨單審核后，直接轉換為退貨單。當退回單審核后，才會扣除進貨數量。也就是說，在退貨單沒有審核之前，這個不良品仍然是企業的資產。所以，在進貨單審核的時候，進貨數量必須等于驗收數量與驗退數量之和。若不等于的話，則進貨驗收單就無法審核。

　　檢查二：進貨驗收單審核時間所在的期間是否打開。因為進貨驗收單中，有涉及到費用的問題，所以根據財務控制的要求，進貨驗收單審核的時間其對應的期間，必須是打開的。若沒有打開的話，則任何交易的單據都將無法審核。所以，當這個審核時間對應的期間沒有打開的時候，系統就會提示錯誤信息：“期間關閉，請先打開期間”。

　　檢查三：是否有前置單據。若在進貨單單據設置的時候，把進貨驗收單設置成為必須核對前置單據。則在進貨驗收單審核的時候，會檢查進貨驗收單中是否有進貨單的信息。若沒有進貨單信息，即企業用戶是手工建立進貨驗收單，而不是根據進貨單轉換過來，或者沒有指定進貨單時，這筆驗收單將無法審核。因為在驗收單審核的過程中，會更新進貨單中的相關信息，所以，在這里核對前置單據，是有必要的。

　　二、 撤銷審核時的控制。

　　在某些特定的情況下，如進貨驗收單出現錯誤時，是允許進貨驗收單可以撤銷審核。但是，其是有比較嚴格的限制條件的。若不滿足這些限制條件，則系統會拒絕撤銷審核進貨驗收單。

　　限制條件一：日期上的限制。進貨驗收單若要審核，必須滿足兩個日期條件。一是在進貨驗收單撤銷審核時候，撤銷審核的時間所對應的期間必須是打開的，否則的話，系統會提示錯誤信息。二是撤銷審核的時候，時間必須是大于財務凍結日期。因為進貨驗收單撤銷審核后，會影響財務的結算。所以，為了保障數據的一致性，進貨驗收單如果要撤銷審核，必須要在財務凍結日期之前撤銷審核，否則的話，系統是不允許的。若在財務凍結日期之后，還需要修改進貨驗收單，一般不允許，只有通過其他單據來做調整，如通過成本調整單、庫存調整單等等。

　　限制條件二：進貨驗收單所對應的進貨單步存在應付憑單或者應付憑單已經作廢。在根據進貨單生成應付憑單的時候，應付憑單計算應付金額的時候，是根據進貨單上的驗收數量來進行計算的。而撤銷進貨驗收單的時候，會同市更改進貨單上的驗收數量。如此的話，進貨單上的驗收數量與進貨單所對應的應付憑單內容就對不上了。所以，遇到這種情況的話，系統是拒絕進貨驗收單撤銷審核的。除非企業用戶刪除這種應付憑單或者作廢這張單據。如此控制的目的，就是為了保障數據前后的一致性。從這里也看出，在進貨驗收單上關聯對應的進貨單的重要性。在進貨單單身中，有一個“應付憑單單號”字段，該字段會根據其他作業進行自動改寫。在進貨驗收單撤銷審核時，就根據這個字段的內容來判斷進貨單是否已經有應付憑單，或者應付憑單有否作廢。

　　三、 進貨驗收單審核過程中的批處理作業。

　　在進貨驗收單審核的過程中，在系統后臺會自動發生一些作業，更新相關單據的內容，以保障數據的一致性。

　　1、更新進貨單單身的進貨驗收單號。在進貨單單身中，有一個進貨驗收單號的字段。若這個字段中有內容的話，可以在進貨單中直接通過關聯查詢，查到對應的進貨驗收單，這方便了用戶對于日后單據的追蹤與管理。在進貨驗收單審核的時候，若進貨驗收單中有相關的進貨單信息，即用戶是按照進貨單生成進貨驗收單，或者在手工開立進貨驗收單的時候，制定了進貨單號，則在進貨驗收單審核過程中，后臺會自動把這個進貨驗收單號更新給進貨單。同時，對于進貨單來說，若進貨單單身有這個進貨驗收單字段有內容的話，則該進貨單就無法審核。另外，若是采用“進貨單轉換進貨驗收單”作業產生進貨驗收單的話，這個字段的內容是在這個轉換的過程中就被更新了。

　　2、更新進貨單單身的驗收數量。若走驗收流程的話，在進貨單審核后，進貨單單身的驗收數量為0。這個字段是根據進貨驗收單中的驗收數量而更新的。在進貨驗收單進行審核時，會自動把這個進貨驗收數量更新到相關的紀錄中。當然，前提是進貨驗收單中有相關的進貨單信息，或者說，系統能夠知道進貨驗收單所對應的是哪一張進貨單。

　　3、直接生成應付憑單功能。若企業用戶走進貨驗收流程的話，則可以不用進貨單作為結帳的依據，而直接利用進貨驗收單進行結帳。這在系統初始化的時候可以進行設置。若在系統初始化的過程中，把進貨驗收單設置成為自動結帳的話，則在進貨驗收單審核之后，會自動根據這張進貨驗收單生成應付憑單。不過這種流程采用的企業比較少。畢竟，進貨驗收單只能作為結帳的依據，企業最終還是要根據進貨單來做帳。

    4、分批驗收的處理。同一張進貨單中同一筆材料，企業可能是分批收貨、分批驗貨，遇到這種情況時，信息該如何處理?如在進貨單單身中，驗收數量則是各次驗收數量的累計。進貨單單身中，驗收單號為最近一次驗收的單號，日期為最近一次驗收的日期。不過，在關聯查詢的時候，仍然需要能夠關聯查詢到所有的驗收單。即利用進貨單單號去匹配所有的進貨驗收單中的進貨單號，查詢處復合條件的進貨單驗收單。

　　5、扣款金額的計算。一般來說，企業由于不良品導致的退貨時，扣款金額一般包括三部分，一是產品本身的貨款，這可以直接根據驗退數量乘以產品單價計算出來;二是進貨費用，如有可能企業是自己去拉貨或者運輸費用要企業自己承擔，此時，在退貨的時候就需要供應商承擔一定的進貨費用;三是產品檢驗費用，如是委托第三方進行進貨驗收或者需要采用儀器檢驗時，若沒有發生不良品，則這個費用由企業承擔，若發生不良品的話，則需要由供應商承擔這個檢驗費用。所以，最后計算出來的扣款金額的話，往往比退貨金額要大。

　　6、有時候，進貨驗收單審核還會觸發相關的工作流。如企業可能在工作流中進行了設置，當進貨驗收單審核后，自動發郵件給采購、生產、倉庫、物控、財務等相關部門。此時，在進貨驗收單審核后，系統就會觸發這個工作流，把進貨驗收單的信息發送給各個相關的人員。所以，在進貨驗收單審核的時候，審核流程還會去系統中查詢，看看是否存在對應的工作流，若有的話，就會觸發他。

　　四、 權限控制。

　　在進貨驗收單權限設計中，主要牽涉到三個方面。

　　一是誰有權審核這張進貨驗收單?

　　一般來說，進貨驗收單的建立人，是不能夠審核自己建立的單據。在進貨單單據設置中，有一個“自己是否可以審核單據”的選項。默認情況下，使沒有選中的，即表示員工不能審核自己建立的進貨驗收單。可以在單據設置的時候，指定進貨驗收單具體的審核人員，以規范進貨單的審核動作。

　　二是誰有權撤銷或者作廢這張驗收單?

　　不僅進貨驗收單不能隨便審核，也不是所有的人都可以撤銷或者作廢這張驗收單的。在單據初始化的時候，系統管理員需要指定，誰有權進行進貨驗收單的撤銷與審核。在用戶進行這些操作時，系統會判斷用戶是否具有相關的權限。如沒有的話，系統會拒絕相關的操作。

　　三是進貨驗收單上的關鍵信息，如產品的價格等，驗收人員是否可以看到?

　　在進貨驗收單上可能會有價格等比較敏感的信息，這些信息，作為進貨人員是否可以看到呢?這也可以在系統初始化的時候進行設置，以保障價格信息的安全性。

　　權限信息基本上沿用ERP系統原有的權限設計體系。

    來自：巨靈鳥ERP進銷存軟件整理發布。

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