進貨流程包括進貨業務流程、進貨結算付款流程、進貨總體回退流程、收貨管理流程和進貨退貨流程。
進貨業務流程
一、 業務說明
企業管理層根據企業發展目標在年初指定年銷售計劃。銷售部門根據銷售額、銷售利潤等指標確定年度、季度銷售目標。同時對于主營品種重點照顧。在此基礎之上，進貨部門就得到了本年度或季度需要購進的品種、數量信息。當然，這也不是進貨部門購進的唯一依據。新經營品種的采購往往是進貨部門、企業管理層和供應商協商確定的。在此會產生一個粗的進貨計劃。
進貨計劃明確后，各個業務員大致有了一個進貨參考，根據庫存、銷售信息反饋，業務員在日常工作中通過電話、會面等各種方式與供應商保持聯系，確定進貨的品種和數量。此時可以考慮利用進貨合同管理。但從實際情況看，業務人員還難以從手工方式轉變到利用計算機進行日常業務管理，進貨合同也并不是所有的進貨都有，業務人員對進貨合同的說法比較敏感，建議一切進貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統中的進貨合同概念。
現階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動資金的占用，而且還會需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要，需要進貨時業務員應該提前通知倉儲部門準備庫存地點，對于鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補充一般送貨的幾種形式）
貨到倉庫后，倉庫首先需要驗收，對比送貨單和實物，確認后倉庫人員要填寫收貨單據，明確送貨單位、收貨品種、數量、質量等信息。一方面提供給對方送貨人員作為收貨憑據，另一方面，則需要將收貨單據傳遞到業務部門辦理記帳手續。收貨時一般有兩種情況：對方提供價格信息、對方不提供價格信息。這兩種不同的做法對系統的使用是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數量、批號等信息，價格由業務部門來確定。
進貨部門在收到收貨單據后，查找要貨記錄核對（或填寫）本次進貨價格，并在要貨記錄上進行標記。在手工管理時，還需要在業務庫存中添加此記錄，以備察看。價格確定后制進貨單據向下個環節流轉。
關于應付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發票的進貨單據暫時由進貨業務員管理，等發票到后業務員將進貨發票和進貨單據一起提交給財務。二、一旦填制進貨單據后就轉交給財務人員管理。這對于企業財務處理是不一樣的。
關于發票價格與進貨單據價格不一致，一般財務都需要填制存貨調整單據對存貨進行調整。
二、流程圖
進貨業務的流程如下所示：

三、流程圖說明
    進貨系統目前的進貨計劃管理比較弱，但企業進貨業務人員又需要計劃參考。為了解決這個問題，在實施處理上可以考慮提供貨品在一定時間范圍內的銷售情況，通過平均銷售給業務提供進貨參考，但并不自動將該銷售轉為進貨計劃。如果希望能夠將經業務員確認調整后的進貨情況錄入計算機，可以考慮使用進貨計劃功能。
    進貨計劃可以從時間上分為中長期計劃，系統可以提供的途徑主要包括：根據銷售情況預測進貨；根據設置的上下限生成報警供業務人員參考。從實際使用看，由于沒有很好地進行銷售預測，這兩種途徑的實用性都比較差。
進貨合同：在具體實施過程中，注意系統名詞與企業習慣的統一。在實際中存在兩種情況：一、企業認為系統要求維護進貨合同，則企業與供應商必須簽訂具有法律效應的字面文檔。建議在解釋時多使用要貨計劃等信息；二、業務人員素質問題。人員習慣以及企業實施推動力量不足，導致在系統中錄入要貨計劃的努力很難實現。這對于后續流程的實現方式有較大的影響。
    進貨：進貨環節是財務和業務的到貨（進貨類型的到貨）確認過程，該環節主要明確的信息是品種的價格問題。從實際情況看，該環節還可以對收貨起到監督的作用，收貨品種、數量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數量（程序限制），而實際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會受到一定的影響。做完進貨單后，系統分兩個走向進行后續處理：商品帳的暫估、應付帳的掛帳處理。實際中很少有票先的情況，及時票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡化進貨類型的劃分（貨先、票先、款先）。
四、單據說明
 
五、報表說明
   
六、崗位職責

七、崗位操作規范
  

八、可以簡化的業務流程

九、可能遇到的特殊問題
十、配置說明

進貨結算付款流程
一、 業務說明
業務人員根據同供應商達成的付款協議填制付款申請表，報領導審批通過后轉交財務，財務辦理付款業務。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。
在付款方面，財務肩負著控制企業流動資金的義務。因此，需要向財務提供這方面的相關信息，以便財務及時籌措資金。同時為企業整體的資本運營服務。
二、流程圖
進貨結算付款流程圖如下：

三、流程圖說明
    進貨結算：供貨方發票到后，勾兌進貨單（貨先）生成結算單掛帳，差異部分系統自動進行進貨補差，調整存貨金額。實際運行過程中，該操作是由業務人員還是財務人員去完成值得斟酌。業務人員熟悉業務，可以很準確地勾兌進貨單據。財務人員負責對應付帳的審核，結算最終需要財務的確認。
    進貨付款：業務人員根據協議給供應商付款，分兩種情況：應付沖減或預付。此外還可能存在應收抵應付的特殊形式。應付沖減需要勾兌結算單沖減應付帳。
四、單據說明

五、報表說明

六、崗位職責

七、崗位操作規范

八、可以簡化的業務流程

九、 可能遇到的特殊問題

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