3 采購管理業務流程—材料采購與機械設備及周轉物資租賃
一、業務目標    
確保采購活動符合國家法律、法規和企業內部規章制度的要求；    
強化采購過程管理，確保采購物資的數量、質量符合企業生產需要，合理保證工程進度，促進企業實現發展戰略；    
確保授權合理，與采購相關的關鍵崗位、職責相分離；    
保證采購資料及數據記錄的真實、準確、完整；    
加快資金周轉，降低采購成本，防止資金占用，提高經營效率。    

二、業務風險    
采購過程不合法或違反有關的規定，可能使企業遭受外部處罰、經濟損失或信譽損失；    
采購物資數量、質量、交付服務不能滿足規定需要，影響工程進度安排及企業發展目標；    
采購環節未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致經濟損失；    
采購資料不完整或數據記錄不準確，影響成本核算，可能影響企業的經濟效益；    
采購工作效率不高可能導致資金占用、成本增加，影響企業的生產經營效率。    

三、業務范圍    
該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）關于物資采購管理的相關流程，主要包括采購政策管理、采購訂單及合同的審核與簽訂、采購驗收管理、采購業務評估以及機械設備、周轉料具的租賃等內容，本流程所述之采購，原則上只限于公司自用的材料，若分包商以包工包料的形式供應的材料，則不在物資部門的采購工作范圍之內。在執行采購業務過程中，應確保不相容職責相分離以及采購人員定期輪崗。    

四、業務流程描述    
1 采購政策管理    
采購工作依據《采購計劃》進行，《采購計劃》由項目經理部按照《項目管理手冊》中的有關規定編制，各級公司物資管理部門對各項目經理部的《采購計劃》進行匯總平衡，按本單位的財務預算確定總的《采購計劃》，由物資管理部門負責人簽字批準。    
各級公司物資管理部門負責集中進行物資采購、設備及料具租賃。    
在集中采購的原則下，物資管理部門根據物資的不同類型及地區經營的特點、項目個數的分布等情況，確定本單位各部門、分支結構對各類材料的采購權限及具體的處理方式。    
大宗材料、貴重材料集中由公司物資管理部門統一安排供應商選擇、采購招標、合同簽訂等工作，各施工現場都嚴格遵從集中采購制度。 
零星材料采購由物資管理部門按供應商管理流程選擇合格供應商。    

2 采購訂單及合同的審核與簽訂     
   
項目經理部物資管理人員組織編制《采購計劃》，分別經項目商務合約經理、項目總工審核簽字后報項目經理，項目經理審核簽字后上報公司物資管理部門。《采購計劃》主要內容包括材料的品種、規格及有關之技術、質量、安全及健康和環保要求，所需數量和進料時間，在工程開工初期提交物資部門等。如果根據工程的實際情況需調整原《采購計劃》，項目經理部物資管理負責人通知上級物資管理部門，并提交新的經項目經理簽字批準的《采購計劃》。    
  
各級公司物資管理部門對各項目經理部的《采購計劃》進行匯總平衡，按本單位的財務預算確定總的《采購計劃》，由物資管理部門負責人簽字批準。    
  
當工程合同規定企業需協助業主在貨源地、收貨地或工作現場進行檢驗時，由項目經理部在《采購計劃》中明確，各級公司在邀請供應商報價時加以規定以滿足業主檢驗的要求。    
采購詢價招標及評標定標     
采購詢價招標：    
各級公司物資管理部門采購人員向《供應商名錄》中的距離項目較近的供應商詢價，再根據《采購計劃》及《項目管理手冊》中的規定，制定《物資采購招標文件》，經商務合約部門審核簽字后報公司總經濟師，公司總經濟師審核簽字后，物資管理部門采購人員從提供詢價信息接近市場信息價的供應商中按照價格從低到高的順序進行排列，選擇3～5家供應商，向他們發出招標文件。（《供應商名錄》的編制和更新參見“供應商審核和管理業務流程”）    
評標及定標：    
評標及定標工作由物資管理、商務合約、財務資金等部門組成的招標小組負責組織進行。各級公司物資管理部門對收到的投標資料進行報價分析整理，由采購人員制訂比價資料，編制《招標記錄》，從中選擇信譽較好、報價合理、材料質量可靠、服務承諾全面的供應商作為中標預選商，經采招標小組各成員分別簽字確認后報公司總經濟師或分管副總經理，公司總經濟師或分管副總經理審核簽字后，由物資管理部門向中標的供應商發出《中標通知書》。    
采購合同    
各級公司物資管理部門根據招標文件及招標記錄等資料起草《采購合同》草案（或由供應商起草《采購合同》草案），《采購合同》草案送項目經理部，經項目部物資管理人員、項目經理審核簽署意見后報公司商務合約、財務資金等部門審核會簽，經公司總經濟師或分管副總經理審核簽字后報公司經理審批簽字。    
《采購合同》包括物資申請表所列的項目、檢驗規格、和基本條款及條件，必要時加上特別條款及條件。簽約前，供應商須認可所有與其有關的合同要求以及工作程序中與之有關的條款，并保證遵照執行。    
審核后的《采購合同》草案經各級公司總經理簽字后由商務合約部門正式簽署后實施。合同副本送物資管理部門、項目經理部，以便參照執行。    
采購合同修訂：當《采購合同》涉及的價格、數量、服務性內容等重要條款的要求發生變化時，應對合同進行修訂，修訂的合同草案或補充協議草案由供應商或項目經理部提出，按2.4.2和2.4.3的規定重新簽署。    
采購合同存檔：采購合同正本由商務合約部門資料管理人員按《文件資料管理流程》的相關規定負責管理存檔，物資管理部門、項目經理部保存合同副本。    

3 機械設備及周轉料具的租賃    
  
各級公司項目經理部機械設備及周轉料具管理崗位編制《機械設備及周轉料具租賃計劃》，經項目部商務合約經理、項目總工分別審核簽字后報項目經理，項目經理審核簽字后報公司主管部門，經公司主管主管部門平衡協調后，確認對外或對內的租賃方式。    
    
各級公司物資管理部門根據《機械設備及周轉料具租賃計劃》，進行租賃招標，對供應商的選擇參見本流程2.3.1。    
   
關于評標及定標過程，參見本流程2.3.2。    
 
關于租賃合同的編制、審批與簽訂過程，參見本流程2.4。    

4 采購的驗收、入賬及核算    
采購的驗收參見“存貨管理業務流程”中關于材料物資驗收與入庫管理的相關內容。    
采購的入賬及核算參見“應付賬款與付款管理業務流程”中關于應付賬款與付款的記錄的相關內容。    

5 采購業務評估    
各級公司物資管理部門定期（季度或半年）對采購業務進行評估，編制《采購業務評估報告》，經物資管理部門負責人審核簽字后報公司分管副經理，公司分管副總經理審核簽字后報公司總經理審批簽字。    
《采購業務評估報告》經公司總經理審批簽字后傳達到相關采購崗位，以便有關人員參照執行。    
評估的內容主要包括：采購管理原則是否符合企業內控政策、采購計劃的及時性、合理性、采購招標的公正性、科學性，采購價格是否達到最優惠的程度，以及采購合同的完備性、供應商的服務是否滿足合同要求及現場的實際需要，采購物資的質量等相關內容。    

五、相關制度目錄    
1 中建總公司《建筑工程項目管理規范》     
2 《中國建筑份公司項目管理手冊》     

六、主要控制點    
1 采購計劃的制訂與審批     
2 采購詢價與招標的審批     
3 采購評標與定標的審批     
4 采購合同的簽訂與審批     
5 采購驗收與入賬     
6 采購工作的評估與審批     

七、檢查資料    
1 采購計劃     
2 合格供應商名冊     
3 物資采購招標文件     
4 比價資料及招標記錄     
5 中標通知書     
6 采購合同、租賃合同及草案     
7 機械設備及周轉料具租賃計劃     
8 采購業務評估報告     

八、業務流程圖（略）    
   
4 采購管理業務流程—辦公用品    
一、業務目標    
確保辦公用品的采購工作符合國家法律、法規和公司內部規章制度的要求；    
提高企業辦公用品采購的效率，厲行節約，在降低成本的同時采購到滿意的用品。    

二、業務風險    
采購業務不符合國家法律、法規及公司相關規定和程序，可能導致法律風險，造成經濟損失和信譽損失；    
采購不堅持“保證使用，力行節約，貨比三家，統一購買”，可能造成資源浪費，增加辦公成本，影響辦公效率。    

三、業務范圍    
該子流程主要描述了中國建筑股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）總部與辦公用品采購相關的流程，主要包括采購政策管理、采購訂單及合同的審核與簽訂、采購驗收管理、采購入賬管理和費用控制管理等。    

四、業務流程描述    
1 采購政策管理    
辦公用品采購本著“保證使用，厲行節約，貨比三家，統一購買”的原則。    
股份公司總經理辦公室辦公用品管理人員起草《中國建筑股份有限公司總部辦公用品采購及領用管理（暫行）規定》，經總經理辦公室主任審批通過后，以正式文件印發。    

2 采購訂單及合同的審核與簽訂    
日常使用的辦公用品，根據庫存的情況，及時報請總經理辦公室副主任簽字批準后，由總經理辦公室辦公用品管理人員統一購置。    
各部門特殊需要或伍佰元至伍仟元以內（不含伍仟元）的辦公用品，由各部門填寫《非固定資產申報表》（包括物品的具體型號、價格），經部門負責人同意簽字提交總經理辦公室，由總經理辦公室副主任簽字批準后，辦公用品管理人員統一購置。    
單件價值超過伍仟元以上（含伍仟元）的辦公用品，做為固定資產購置（參見“固定資產的取得業務流程”）    
辦公用品管理人員根據辦公用品需求草擬《采購合同》，經總經理辦公室副主任核簽字后與供貨方簽訂《采購合同》，下訂單。    

3 采購驗收管理    
 
供貨方送貨上門，辦公用品管理人員按照訂單查驗辦公用品的數量、品格等，驗收完后及時更新《辦公用品庫存臺帳》。《辦公用品庫存臺賬》由辦公用品管理人員來保管。    

采購入賬管理    
 
辦公用品采購的入賬管理參見應付賬款與付款管理業務流程中關于應付賬款與付款的記錄以及現金管理業務流程中關于支付現金業務中的內容。    

5 費用控制管理    
辦公用品費用按財務部核定的額度（壹佰元至壹佰伍拾元/每人/每月）使用。    
總經理辦公室每季度向財務部和各部門領用辦公用品人員通報一次各部門領用辦公用品費用支出情況。    

五、相關制度目錄     
1 《中國建筑股份有限公司總部辦公用品采購及領用管理（暫行）規定》    

六、主要控制點     
1 采購申請的審核    
2 采購訂單及合同的審核與簽訂    
3 辦公用品的驗收入庫    
4 費用控制管理    

七、檢查資料    
1 非固定資產申報表（特殊需要或伍佰元至伍仟元以內）    
2 辦公用品采購合同、訂單    
3 辦公用品庫存臺帳    

八、業務流程圖（略）   

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文