業務現狀及需求

對各類員工費用報銷，直接入相應費用類科目，并在摘要中詳細注明；若有借支，則先掛個人預支，待費用發生時予以核銷。

X公司對一般人員的費用的核算要求并不是非常嚴格和詳細，對銷售人員的費用的核算則要求很嚴格。

問題

通過往來帳員工明細帳戶只能反映員工借支情況，無法由借支跟蹤到其費用發生的真實情形。

對有預付款的員工，進行費用報銷時，沒有報警提示，需要通過進行帳務查詢方可知道，否則有可能造成款項重付、多付。

解決方案

本項業務是由費用核算流程的在系統中記帳節點處理的，由費用核算會計負責。

鑒于X公司要求簡化對員工費用核算形式的要求，建議直接在總帳中錄入分錄，然后在摘要中詳細注明費用發生的人員和用途。

員工借款：

借：備用金

   貸：現金/銀行存款

員工報銷

借： 管理費用等

   貸：備用金

業務現狀

X公司目前材料采購預付款業務，設備采購和員工部門借支預付款等業務會計分錄如下：

   會計分錄：

①材料預付款

         借：預付帳款/應付帳款（經常采用“應付帳款”科目核算）

               貸：現金/銀行存款

報帳、核銷預付款

        借：資產或費用科目

            貸：預付帳款/應付帳款

  ②員工借款，分員工出差借款、零星采購借款、其他借款等，按借款用途進行管理。

出差借款

        借：其他應收款

             貸：現金/銀行存款

報帳核銷借款

      借：管理費用/銷售費用等

          貸：其他應收款

其他借款

        借：其他應收款-員工

            貸：現金/銀行存款

報帳核銷借款

      借：管理費用/銷售費用等

          貸：其他應收款—員工

解決方案

本項業務是由采購預付款流程的在系統中輸入預付款、輸入發票并用發票核銷預付款兩個節點處理的，由應付會計負責。

根據X公司的現狀和未來發展需求，以及Oracle系統的功能，提出如下方案：

a)         對供應商預付款的處理

一、預付款項的記帳科目的確定。對材料供應商預付款的記帳科目為“預付帳款”、財務類供應商預付款的記帳科目為“其他應收款”。

二、對需向供應商預付材料款時，由采購部門作出預付款申請，經財務處長和廠長審批后，由財務處進行付款。

三、對供應商預付款業務，Oracle應付系統所有預付款的結算過程為

1)    申請及批準預付款（以發票的形式錄入）

借：預付帳款/其他應收款

貸：應付帳款/其他應付款

2)    支付預付款

借：應付帳款/其他應付款

貸：現金/銀行存款

3)    核銷

        借：應付帳款/其他應付款

貸：預付帳款/其他應收款

業務現狀

所有付款，按X公司付款規定，只有所有批準手續完備、原始單據合法完整的付款申請方能準許付款。

采購員提出請款要求，部門領導與財務領導根據資金計劃等情況進行審批，決定是否付款。但由于決策所需的信息比較缺乏、難以及時得到，審批主觀決定色彩較濃。采購員不能實時了解已付款信息，口頭溝通較多，要準確、及時地回答供應商的問詢有難度。對于需分次付款的情況，財務處難以了解累計請款情況，監控職能較弱。

問題

當前由于手工處理付款業務，不能詳細查到發票的信息，付款不能針對發票；在發票與付款單據不完全同步時，付款只能針對供應商、更不能指定到具體供應商的具體采購業務和發票，不利于合理的策略性的付款，也不利于進行帳齡分析。

解決方案

本項業務是由采購付款流程的在系統中輸入付款并與采購發票進行匹配節點處理的，由應付會計負責。

Oracle應付業務子系統中對于應付款的核銷具有較嚴謹要求：

只有完全審核無誤的發票，方可進行付款核銷業務。對于不符合審批條件的發票會在發票審核時提供暫掛原因以供查詢與處理。

有多樣化的付款方式可供選擇，包括現金、支票、匯款等。

提供靈活多樣的付款條件設置，如收貨后立即付款、收貨后一個月付款或西方國家盛行的現金折扣設置如2％10，Net 30等。

對需分期付款的發票，能按分期要求設置付款日期和金額。

對于每一筆付款業務，Oracle應付帳款中要求必須提供帳戶信息、單據信息逐筆進行維護。

6．Oracle系統的集成性、信息的共享性可以使您通過權限、職責的設置，相關領導檢索到相關的信息。

業務現狀

X公司無外幣業務。

解決方案

基于X公司的現狀，考慮到企業未來發展的需要，可能會有少量的外幣業務發生，對此外幣業務折算成人民幣入帳，可以大大簡化財務和業務部門的操作復雜性，減少工作量。

業務現狀

目前，X公司存在少量的既是供應商又是客戶情況；對于這種情況，會存在著應收與應付業務互相抵消的處理。通過應收與應付的抵消來沖減應付款也核銷應收款，而不需產生現金的流出與流入。

解決方案

本項業務是由采購付款流程的在系統中輸入付款并與采購發票進行匹配節點、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發票共同處理的，由應付會計和應收款會計共同負責。

對于既是供應商又是客戶的業務，Oracle提供“客戶供應商凈額報表”反映其實際余額，通過中轉過渡性帳戶分別完成應付款核銷及應收款核銷過程，真實反映應付帳款與應收帳款的發生情況。

例：A公司既是客戶又是供應商，當月向A公司采購材料10000元，同時銷售產品20000元給A公司。

在應付系統中收到A公司材料采購發票：

      借：原材料

          貸：應付帳款

在應收系統中開出銷貨發票給A公司：

      借：應收帳款

          貸：其他業務收入

          貸：應交稅金—增值稅（銷項）

當A公司決定與進行抹帳處理，并經過X公司同意后

在應付系統中核銷采購發票：

    借：應付帳款

       貸：應收、應付中轉

在應收系統中核銷銷貨發票：

    借：應收、應付中轉

       貸：應收帳款

業務現狀及需求

由于三角債的問題，存在著供應商與供應商、供應商與客戶、客戶與客戶相互之間債權債務抵消的業務處理，以清理三角債，即通常所說的抹帳業務。

解決方案

本項業務是由采購付款流程的在系統中輸入付款并與采購發票進行匹配節點、銷售收款流程的輸入收款信息和核銷到發票共同處理的，由應付會計和應收款會計共同負責。

對此類業務，分三類處理：

供應商與供應商之間的抹帳業務，如：供應商A的債務轉入供應商B，對供應商A作一張貸項通知單，分配的貸方會計科目記入中轉科目；對供應商B作一張標準發票，分配的借方會計科目記入中轉科目；

供應商與客戶之間的抹帳業務，可參照上一節應收應付業務抵消業務，只要在說明中注明是哪幾家公司抹帳即可；

客戶與客戶之間的抹帳業務，如：客戶A的債權轉入客戶B，對客戶A作一張貸項通知單，借方會計科目記入中轉科目；對客戶B作一張發票，貸方會計科目記入中轉科目。

 

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文